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POST DATE | 2019.06.14 UPDATE | 2019/07/25

フリーランスが請求書を作るときのポイントまとめ ~作成から送付までの注意点~

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フリーランスエンジニアとして仕事を始めると、欠かせない業務として毎月行うことになるのが請求書の発行です。営業や経理などの仕事とは違い、会社員時代に請求書を目にする機会が少ないエンジニアの場合は、フリーランスになってから初めて請求書を扱うという方も多いのではないでしょうか。

今回は、個人事業主として手がけた仕事の代金をスムーズに請求するために、請求書の作成から送付までのポイントと注意点をまとめました。
請求書作成に役立つテンプレートと一緒にご紹介します。

請求書の作成が求められる理由

請求書は、取引先に対して仕事の代金を請求するための書類です。受注した仕事が完了したら、請求書を作成して取引先に送付します。これはフリーランスエンジニアに限ったことではなく法人でも同様に行われ、ビジネスシーンでは欠かせない行為のひとつです。
ではなぜ、支払いのやりとりには請求書が必要なのでしょうか。作成の目的が分かれば、記載事項や注意点への理解も進むはず。請求書を作成する前に、まずは理由を確認しておきましょう。

発行する側にとっての請求書

発行する側にとって、請求書は請け負った仕事内容やその金額を証明する書類。取引先へ代金を請求するためだけではなく、円滑な税務処理にも役立ちます。特に個人事業主に義務付けられている確定申告では、消費税や源泉徴収税の確認や明確な処理を行う上で重要な書類です。

支払う側にとっての請求書

支払う側は、基本的に請求書の内容に基づいて支払いを行います。そのため請求書は支払いの根拠となる「証憑(しょうひょう)書類」と呼ばれ、税務調査が入った場合には会計処理を証明するために使用されます。
請求書がない状態での支払いは追徴課税のリスクを伴うため、請求書は支払う側にとっても必要な書類。法人は7年間、個人事業主には5年間の保存義務が課せられています。

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請求書に必要な項目とは

請求書の書式は基本的に自由ですが、項目には一定の決まりがあります。国税庁のホームページでは以下の5つを記載事項として推奨していますので、各項目の中身と書き方について確認していきます。

1.書類作成者の氏名又は名称
2.取引年月日
3.取引内容
4.取引金額(税込み)
5.書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称

(請求書のイメージやテンプレートはフリーランスにおすすめの請求書テンプレートも参考にしてみてください)

参考:国税庁(No.6625請求書等の記載事項や発行のしかた)

1.書類作成者の氏名又は名称

請求書の発行者が分かるよう、屋号や氏名の記載が必要です。また請求書を送付する目的は取引先に入金してもらうことですので、発行者だけではなく入金に必要な口座情報(金融機関名・支店名・口座種別・口座番号・口座名義)の明記も必須。口座名義は、必ずカタカナで表記するよう注意してください。

2.取引年月日(発行日/請求日)

フリーランス同士の取引では、請求書を作成した日を取引年月日(発行日)として記載することがよくあります。しかし企業との取引では、会計処理を行う期日(締め日)を記載するよう求められることが少なくありません。
締め日は企業によって異なるため、正しく請求を行うためにも、発行日や請求書を送付するタイミングについては事前に確認しておきましょう。

3.取引内容(請求内容)

取引内容は、納品した商品・サービス(品目)、単価、数量、合計金額などの詳細情報です。フリーランスエンジニアの場合は、計算方法に応じて各項目を記載します。
例えば、1件あたりの価格があらかじめ決まっている案件であれば、その価格が単価です。人日計算をする場合は、1人日あたりの費用が単価に該当し、数量に人日を記載。他にも各品目の所要時間×時給で請求する場合は、品目ごとの合計額を単価として記載する方法があります。
「システム設計費」や「構築費」としてまとめられる場合は、品目が1行のみのシンプルな請求書でも構いませんが、取引先から内訳の記載が求められた場合はそれに従いましょう。

4.取引金額(税込み)

取引金額(請求額)の記載には、消費税の表示方法に注意が必要です。金額に関する項目のうち、単価と小計は外税(消費税別)、合計額は内税(消費税込)で記載することが一般的。請求額を外税表記すると、入金間違いが起こる可能性もあるため、取引先からの指示がなければ、消費税を含めた総額を表記します。
また契約時点で、取引金額が税込もしくは税別のどちらであるかを明確にしておくことも大切。契約書などに記載がない場合は、こちらから確認しましょう。

5.書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称(請求書の宛先)

請求書の宛先には、仕事の依頼者を明記することが一般的です。会社名、部署名、役職、担当者の氏名を記載します。企業によっては、請求書を処理する部門への送付が必要な場合もあるため、宛先は請求書を作成する前に確認しておきましょう。

フリーランスなら知っておきたい、請求書作成のポイントと注意点

請求書に必要な項目がきちんと網羅されたフォーマットを使用していても、いざ請求書の作成を始めるとさまざまな疑問にぶつかることがあります。中には知らずにやってしまうと恥ずかしい間違いもあるので、基本はきちんと押さえておきたいですよね。
請求書を作成する際、フリーランスエンジニアが迷いがちなポイントと注意点をまとめました。

宛先を書くときの「様」と「御中」は、どう使い分ければ良い?

宛先に担当者の氏名を記載するときは文末に「様」を付け、社名や部署名のみで担当者名を記載しない場合は「御中」を付けます。「様」と「御中」の両方を書くことはNG。基本的なビジネスマナーのため、書き方には注意が必要です。

消費税の計算で、小数点以下の端数が出た時の処理方法は?

1円未満の端数が生じた場合は、切り捨てが基本です。切り捨てなければ法に触れるというわけではありませんが、消費税はあくまで顧客から預かった税金。納付先の国税庁が示す方針通り、1円未満は切り捨てて良いでしょう。

参考:国税庁(納付すべき消費税額などの端数について)

請求書に押印は必要?

請求書への押印は法律で定められたものではないので、押印のない請求書も基本的には有効です。ただし、現状ではトラブル回避などを理由に、押印を義務付ける企業も少なくありません。スムーズに入金処理をしてもらうためには、取引先の方針に従って作成することをおすすめします。

請求書番号はなくても大丈夫?

請求書番号は、発行者側が管理しやすくするためのものです。必須ではありませんが、再発行を依頼された場合や問い合わせを受けた際に書類が探しやすくなるため、多くのフリーランスエンジニアが利用しています。

報酬の振込手数料は、誰が負担する?

振込手数料は報酬の支払者が負担することが一般的です。請求書には「振込手数料はご負担願います」などの文言を記載します。
ただし、取引先によっては請求者が負担するケースもあるため、不明であれば請求書を送る前に確認しましょう。負担することになった場合は、請求書に振込手数料を記載し、手数料を差し引いた金額で請求を行います。

源泉徴収はどうすれば良い?

源泉徴収は所得税を納める方法のひとつです。会社員であれば給与から自動で天引きされますが、フリーランスの場合は取引内容によって報酬が源泉徴収の対象になるかどうかが決まります。

エンジニアの業務(要件定義・設計・プログラミング、テストなど)は、源泉徴収の対象外です。ただし、原稿料やデザイン料などは源泉徴収の対象。受注した仕事の中にWebサイトのデザインが含まれる場合は、デザイン費にかかる報酬のみ源泉徴収額を差し引いて請求を行う必要があります。また書籍やブログなどの執筆依頼を受けた場合の報酬も、源泉徴収の対象となるので注意しましょう。
その他、現場に常駐するケースにおいて、雇用関係にあるとみなされる場合には源泉徴収が必要になることもあります。

源泉徴収額の計算式

報酬額によって、2つの計算式があります。

(1)100万円以下:支払い金額 × 10.21%
(2)100万円超 :(支払い金額-100万円)× 20.42% + 102,100円

※支払金額は税別金額です
参考:国税庁(源泉徴収の方法)

源泉徴収額と請求額の計算例

源泉徴収額を計算後、[報酬合計(税別)-源泉徴収+消費税]で請求額を算出します。

(1)報酬が10万円の場合

源泉徴収額:10,210円 [100,000円 × 10.21%]
請求額: 97,790円 [100,000円 - 10,210円 + 8,000円]

(2)報酬が150万円の場合

源泉徴収額:204,200円 [(1,500,000 - 1,000,000)× 20.42% + 102,100円]
請求額:1,415,800円 [1,500,000円 - 204,200円 + 120,000円]

都度方式と掛売方式

フリーランスがクライアントへ請求書を発行するタイミングは大きく2つに分かれます。というのも、クライアントとの契約内容によって発行のタイミングが異なるからです。その2つとは、取引完了と同時に請求書を発行する「都度方式」、そして1か月単位で締め日を設け毎月同じタイミングで請求書を発行する「掛売方式」です。どちらの方式になるかはクライアントとの契約書に明記されています。もし明記されていない場合はクライアントに確認するようにしましょう。

注意点ですが、数か月にわたるプロジェクトを「都度方式」にした場合、フリーランスの先出しが多くなります。プロジェクトが完了するまでの期間は1円の入金もなく、終了後請求書を出し入金されるまでの期間も考慮するとフリーランスの「持ち出し」はかなりの金額となるでしょう。キャッシュフローに余裕がある場合は良いですが、そうでない場合はクライアントに調整を申し出ることをおすすめします。

クライアントに締め日を確認する

請求書を送るタイミングですが、クライアントごとに決められています。企業には締め日が設けられており、月末締めだったり25日締めだったりさまざまです。クライアント企業の締め日がいつなのかによって請求書の発行・送付タイミングが異なります。

一例を挙げて説明します。「請求書は末締め翌月5日までに到着」というクライアントがあった場合、請求書は月末の日付で作成します。その後、翌月の5日までに担当者の手元に届くように送付する必要があります。送付方法も企業によって異なります。書面にして押印したものを郵送しなければならないクライアントもあれば、PDFで良いとする企業もあります。いずれにせよ、クライアントとの契約の際にしっかりと詰めておきましょう。

請求書を送るときの手順と注意点

請求書が作成できたら、次は取引先への送付です。請求書の送付形式は、企業によってさまざま。郵送で原本の送付が必要な会社もあれば、メールやFAXでの送付のみで良い会社もあります。必ず事前に確認を行い、取引先に合わせて対応するようにしましょう。
ここでは郵送、メール・チャット、FAXでの送付方法について、手順と注意点を解説します。

請求書を郵送する

(1)封筒を用意する
長形3号(120mm × 235mm)の封筒で送付することが一般的。長形3号は、定形郵便(82円切手)で送ることができるサイズです。

(2)宛先を記載する
封筒に宛先を正しく記載します。DMなどと紛れて誤って処分されるのを防ぐために、「請求書在中」の記載も必須です。効率的な作業をするには「請求書在中」のスタンプを利用することをおすすめします。
「様」と「御中」の書き方は、前述の(宛先を書くときの「様」と「御中」は、どう使い分ければ良い?)を参考にしてください。

(3)送付状を用意する
請求書を送る旨を記載した送付状を用意。テンプレートを使用すれば、手軽に作成できます。

(4)請求書を折って封筒に入れる
請求書を送付状と一緒に、丁寧に三つ折にします。三つ折の下部分を先に折り、上部分を重ねて封筒へ。封筒の裏側を正面に持ち、請求書の右上部分が封筒の上側にくるように入れるのが正しい入れ方です。

(5)切手を貼って投函する
最後は所定の切手を貼って、ポストに投函。請求書は信書扱いですので、宅急便ではなく必ず郵便で送りましょう。

請求書をメールやチャットで送る

(1)請求書をPDFに変換する
請求書をエクセルやワードなどで作成した場合は、PDFに変換します。エクセルやワードのまま送ってしまうと、取引先のPC環境によって開けない場合があるので注意が必要です。

(2)文面を用意して、請求書を添付する
請求書を送付する旨の文面を作成し、請求書のデータを添付します。メールの場合は、受信側が認識しやすいよう一目で分かる件名にしておきましょう。

(3)宛先を確認して、送信する
宛先を正しく設定して送信します。

請求書をFAXで送る

(1)FAX送付状を用意する
請求書だけでは取引先で紛失してしまう可能性があるため、請求書を送る旨を記載したFAX送付状を用意します。

(2)FAXを送信する
番号に間違いがないかを確認して、FAXを送信します。

(3)確認の連絡を入れる
担当者の手元に確実に届くよう、電話をしてFAXの受信を確認してもらいましょう。

フリーランスにおすすめの請求書テンプレート

請求書のフォーマットを自分でイチから作成しようとすると、意外と手間がかかります。そこでおすすめしたいのが、テンプレートの活用。請求書のテンプレートをダウンロードできるWebサイトをご紹介しますので、これから請求書を作成するフリーランスエンジニアの方は、お好みのテンプレートを探してみてください。

MFクラウド請求書(請求書テンプレート)
70種類以上の請求書テンプレート(エクセル)を無料で提供しています。会員登録不要でダウンロード可能です。

bizocean「書式の王様」
豊富なデザインの請求書テンプレート(エクセル・ワード)があり、英語版も用意されています。ダウンロードには、会員登録(無料)が必要です。

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まとめ

フリーランスエンジニアにとって、請求書の作成は毎月欠かせない業務のひとつです。消費税、源泉徴収、発行日、送付形式、振込手数料…。どれも一見些細な内容のようですが、取引先によってルールが変わるケースも多く、トラブルや発行の二度手間を防ぐには事前確認がとても大切だということがお分かりいただけたのではないでしょうか。
請求書は収入に関わる大切な書類。テンプレートを駆使するなどして効率化を図りながら、ポイントを押さえて正しい請求書を作成しましょう。

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